classer ses pièces comptables
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Comment classer les pièces comptables de son activité ?

Ça y est votre activité est lancée et votre société commence à se développer ! Mais voilà que maintenant les papiers s’entassent sur votre bureau et vous ne savez plus quoi faire de toutes ces pièces comptables … 

Que dois-je faire de toute cette paperasse ?

C’est la question qui vous passe parce la tête à chaque fois que vous passez devant la pile de documents sur votre bureau. 

La gestion de votre entreprise débute par un peu de rangement. Allez hop, on se remonte les manches et on se met au classement et à l’archivage de vos documents comptables.

C’est pourquoi, vous trouverez ci-dessous quelques pistes pour ranger vos pièces comptables. 

Qu’est ce que des pièces comptables ? 

C’est assez facile à comprendre, ce sont les documents qui permettent d’identifier des flux financiers et des échanges commerciaux. Ces documents sont utiles afin de tenir votre comptabilité. À chaque pièce comptable correspond une écriture comptable lié à une opération avec un tiers.

En effet, parmi les pièces comptables les plus courantes, vous trouverez Par exemple, une facture d’achat provenant d’un de vos fournisseurs. Ou encore, une facture de vente provenant de votre propre logiciel de facturation.

Puis, il y a d’autres sortes de documents. En voici une liste non exhaustive : 

  • les contrats : les contrats commerciaux, les contrats de téléphonie, les contrats d’électricité ou de gaz, les contrats d’assurances et de prévoyances, ou bien, les contrats de travail de vos salariés, etc…
  • documents en matière sociale : les fiches de payes, les bordereaux de cotisations sociales, etc…
  • les documents en matière fiscale : les bordeaux de TVA, les taxes et les impôts divers, etc…
  • les documents bancaires : les relevés bancaires, RIB, les remises de chèques ou de cartes bleues, les chéquiers ou souches de chèques usagés, les Z de caisses, etc…

Comment classer mes pièces comptables ?

Tout d’abord, il faut que votre classement vous aide à retrouver rapidement le document recherché. Il est personnalisable selon vos propres envies. Tout ce qu’il faut, c’est qu’il soit agréable pour vous de le consulter à n’importe quel moment. Si votre truc, c’est le scrapbooking, alors pourquoi pas le décorer et les personnaliser selon vos goûts.

Ensuite, le classement sert à s’assurer un suivi de votre activité et de la situation financière de votre entreprise. Vous devez avoir accès rapidement aux documents dont vous avez besoin à un instant T si on vous les demande.

Enfin, cela va éviter de perdre vos papiers. Et de ce fait, vous retrouver en porte-à-faux lors d’un contrôle de l’Administration et d’éviter les risques de reclassement.

Pour classer, vous avez le choix. Vous pouvez classer par nature de documents. Un classeur par nature :

  • Factures d’achats
  • Factures de ventes 
  • Justificatifs fiscaux
  • Documents sociaux 
  • Documents bancaires
  • Autres documents 

Ou encore, vous pouvez classer par ordre chronologique ou alphabétique. Et pour finir, vous pouvez mixer les méthodes.

Le conseil du professionnel 

Pour ma part, je préfère un classeur par nature puis à l’intérieur un classement par date voir même par nom puis par date.

Pour les fournisseurs, je prends des intercalaires alphabétiques. Dans chaque intercalaire, je mets la plus ancienne sur le haut de la pile et ensuite, je procède à un rangement chronologique.

Pour ce qui est des clients, cela peut être fait de même si les clients sont peu nombreux et tous les mêmes. Mais s’ils sont très nombreux, cela peut être fait par date en premier lieu puis dans un deuxième temps par numéro de pièce client. En effet, une première recherche peut être faite sur votre logiciel de facturation pour retrouver le nom du client et le numéro pièce voire même la date de la facture. Et ensuite procéder à une recherche manuelle dans le classeur des factures clients.

Pour les relevés bancaires, un classement chronologique suffit. Pour les éléments fiscaux et sociaux, je préfère classer par nature des éléments classés puis chronologiquement en laissant le plus récent au-dessus.

Le principal, c’est que vous puissiez vous y retrouver, trouver ça plus facile et agréable qu’une pile innommable de documents mis en vrac.

Et si le papier vous sort par les trous de nez, procédez à la dématérialisation de vos pièces comptables et opter pour une arborescence précise dans vos fichiers. Penser à sécuriser l’accès à vos données et à la sauvegarde de vos documents il faut impérativement garder la main sur tous les justificatifs de l’activité de votre entreprise si votre expert-comptable vous les demandent ou encore l’Administration.

Si vous souhaitez connaitre la durée de conservation de vos pièces comptables, le site des services publics est très bien fait.

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